Open space kancelář lze definovat jako kancelář, kde zaměstnanci vykonávají svou práci ve velkém společném prostoru, který je rozčleněn jen pomocí skříněk či nevysokých přepážek či paravánů. Česky lze taková pracoviště označit jako velkoprostorové kanceláře.
Opakem těchto velkoprostorových kanceláří jsou kanceláře klasické, ve kterých jsou umístěny jedna až tři osoby. Obliba velkoprostorových kanceláří je patrná nejčastěji u zahraničních firem. Typické jsou zejména pro určitá pracoviště, jako jsou například účtárny, call centra, IT podpora.
Důvodem, proč se tento typ uspořádání pracoviště rozmáhá, je údajná ekonomická úspora, větší výkonnost, efektivita, snazší předávání informací a vyšší možnost kontroly pracovníků. Open space kanceláře se nejprve objevily v USA, přičemž na popularitě začaly získávat v 70. letech 20. století. V českém prostředí se zavedly již v meziválečném období v Baťových závodech.
Klady a zápory
Jednoznačným kladem je počáteční úspora nákladů, kdy je možné na stejnou plochu umístit více zaměstnanců, než kolik by bylo možné při využívání klasických kanceláří. Také je možné flexibilně měnit pracovní prostředí podle potřeby firmy, například při zvětšování a různých proměnách týmu či potřebě sjednotit pracovníky, kteří pracují na společném projektu.
Častým důvodem k zavedení velkoprostorové kanceláře je argument, že je zde snazší kontrola pracovníků ze strany jak nadřízeného, tak spolupracovníků. Tento důvod se však jeví být poměrně diskutabilním, protože kontrola managementu má spočívat spíše v jiných činnostech, než v pozorování, zda pracovník nedělá náhodou zrovna v danou chvilku něco soukromého.
Stejně tak to, že si spolupracovníci vidí do monitorů, může být v důsledku kontaproduktivní – vidí-li jeden, že jeho kolega se často nevěnuje práci, může dojít k efektu „Když on nic nedělá, proč bych se já měl sedřít“.
V závislosti na osobnosti pracovníka mohou někteří zaměstnanci kladně hodnotit to, že jsou ve společnosti ostatních, cítí sociální podporu a sdílení a necítí se být izolovaní. V odborné literatuře se dále uvádí, že tento typ uspořádání kanceláří se hodí spíše pro takové profese, které jsou založené na skupinové či týmové spolupráci a které jsou z větší části vykonávány mimo stálé pracoviště.
Naopak mezi negativa velkoprostorových kanceláří se řadí často naprostá ztráta soukromí, která může být pro zaměstnance frustrující. Dále pak neosobní prostředí, zejména tehdy, kdy zaměstnanec nemá ani své stálé pracovní místo a pracuje zkrátka u takového stolu, kde je zrovna volno.
Mezi nevýhody lze řadit i obtížnější koncentraci zaměstnanců na práci, neboť v open space kancelářích bývá vyšší míra hluku a více vizuálních podnětů, které mohou rozptylovat. Dochází ke sporům týkajících se osvětlení, teploty v místnosti, větrání a podobně. Závažným problémem je častější nemocnost zaměstnanců, která je tím vyšší, čím více pracovníků sdílí jednu společnou kancelář.
Souvisí to především s využíváním klimatizace v takto řešených kancelářích, nicméně nemocnost je ovlivňována také spokojeností v práci, která bývá u pracovníků pracujících ve velkoplošných kancelářích nižší. V open space kancelářích může hrát roli také to, na jakém místě pracovník sedí.
Některé stoly dopřávají svým umístěním pracovníků poměrně značné soukromí i dostatek denního světla, naopak u jiných je pracovník na očích všem příchozím, může být daleko od okna či sedět v průvanu.
Alternativní řešení
Mezi dvěmi póly – klasická kancelář pro jednoho pracovníka a open space kancelář pro několik desítek pracovníků – existují i jiná řešení pracovního prostoru. V mnoha organizacích je tato problematika řešena takzvanou politikou otevřených dveří. Ta sice neřeší nižší nároky na prostor, avšak poskytuje vedení také určitou možnost kontroly zaměstnanců a umožňuje snazší komunikaci mezi zaměstnanci.
Zároveň uchovává i značnou míru soukromí a autonomie pro zaměstnance. Pokud se však firma rozhodne pro zavedení velkoplošných kanceláří, je potřeba minimalizovat negativní dopady na zaměstnance. Je třeba mít na paměti, že vyšší zástěny poskytnou zaměstnanci vyšší míru soukromí a možnosti koncentrace než stoly bez oddělení.
Zaměstnance je třeba celkově instruovat ohledně dodržování určitých pravidel v takovýchto kancelářích. Zásadní je také vyřešit ergonomické záležitosti daného prostředí a myslet na to, jak minimalizovat zdravotní rizika spojená s prací v open space kancelářích (například dbát na časté čistění klimatizace, zabezpečit i možnost přívodu čerstvého vzduchu, zavést takové osvětlení, které nemusí být rozsvícené vždy pro všechny zaměstnance, ale jen pro určité úseky apod).
Open space kanceláře šetří v mnoha ohledech náklady zaměstnavatele a je tedy nepravděpodobné, že by se od těchto kanceláří v příštích několika letech hromadně upouštělo.
Na druhou stranu se s open space kancelářemi pojí i velké množství rizik, které ve finále mohou převážit jejich pozitiva. Právě na tato rizika, ať se již jedná o technické zázemí či chování jednotlivých zaměstnanců, by se zaměstnavatelé měli zaměřit a měli by vynaložit určité úsilí k tomu, aby je eliminovali.
Uspokojivé pracovní prostředí má významný vliv na celkovou spokojenost zaměstnanců a ovlivňuje tak jejich výkonnost, ale i fluktuaci či renomé firmy.
Již dlouhodobě se věnujeme široké škále témat. Portál MZ.cz si klade za cíl přiblížit čtenářům aktuální dění co nejsrozumitelnější formou skrze čtivé články. Zpracováváme tematické náměty z rodinného života, duševního zdraví, vztahů, výchovy a dalších oblastí.
